Publié le : 02 février 20223 mins de lecture
Avec le contexte sanitaire actuel, il n’est pas sans surprise de voir des évènements de toutes sortes se faire à distance, dont les événements d’entreprise. Mais si organiser un événement en présentiel est déjà loin d’être chose facile, organiser un événement à distance l’est encore plus. Cela requiert effectivement beaucoup de rigueur et de méticulosité, surtout dans la préparation. Pour réussir votre événement en distanciel avec vos clients, voici quelques points à prendre en compte sans modération.
Les objectifs convoités
Le premier critère considéré consiste à définir clairement les objectifs de votre événement. En effet, il ne s’agit pas uniquement de déterminer l’objectif global, mais de clarifier tous les résultats que vous convoitez à travers votre événement. Les questions suivantes vous aideront à dresser une liste simple et pratique : pourquoi envisagez-vous d’organiser un tel événement ? (Collecte de fonds, informer vos clients sur un nouveau produit ou service, nouer de nouvelles relations avec des prospects…) Que cherchez-vous à accomplir à travers votre événement ? (Partage de connaissances, lancement d’un nouveau produit, consolidation de votre communauté, mise en réseau…).
Le budget dont vous disposez
Contrairement à l’opinion populaire, organiser un événement d’entreprise à distance est loin d’être de tout repos et surtout, moins cher qu’un événement en présentiel. En effet, les frais rattachés à la production, à la technologie, au marketing, à la communication et bien d’autres supports dont vous aurez besoin peuvent venir gonfler la facture. Afin de vous épargner les mauvaises surprises, voici quelques actions à entreprendre avant même d’envisager le lancement de votre projet : déterminer vos besoins, établir vos priorités, créer une liste de ressources et déterminer les coûts uniques et continus rattachés aux frais de technologie. Cette liste vous aidera également à définir les lignes directrices de votre projet.
Les ressources à utiliser
Ce dernier critère est étroitement rattaché aux deux autres vus précédemment. En effet, en définissant les ressources qui seront allouées à chaque objectif, vous pourrez définir approximativement le budget final qu’il vous faudra. Avec l’essor de la technologie, les plateformes d’événement à distance ainsi que les supports et équipements audiovisuels qui vous permettront de mener à bien votre évènement sont d’ailleurs accessibles à des prix abordables sur Internet. Certaines plateformes sont même gratuites ! Pour ne rien oublier, déterminer la manière dont vous allez vous adapter et mettre sur pieds la gestion des inscriptions sur la nouvelle plateforme, le coût de participation de chaque intervenant, mais aussi, la gestion et la monétisation des parrainages et de votre salle d’exposition virtuelle.
